Kutsu kävijät osastollenne

Yleisesti voi sanoa, että messujärjestäjä kutsuu kävijät messuille ja näytteilleasettaja kutsuu heidät osastolleen.

Messujärjestäjä kutsuu kävijöitä mm. markkinoimalla tapahtumaa eri medioissa.  Näytteilleasettaja on osa tapahtumaa ja markkinoi omaa osallistumistaan asiakkailleen ja sidosryhmilleen. Suurimmat onnistumiset saavutetaan yleensä yhteisvoimin.

Ei kannata luottaa vain siihen, että henkilökuntanne pysäyttää ihmiset osastolle vaan kannattaa kutsua hyvissä ajoin ennakkoon teille tärkeät asiakkaat osastollenne teitä tapaamaan.

Kävijät ovat yhä määrätietoisempia ja monet asettavat tavoitteet käynnilleen ennen messuille tulemista. He ovat varanneet tietyn ajan messukäynnilleen ja usein päättävät ennakkoon keitä näytteilleasettajia haluavat ehdottomasti tavata. Kannattaa siis olla yhteydessä kävijöihin ennen messuja ja varmistaa, että haluamanne kävijät tietävät osallistumisestanne ja kiinnostuvat tapaamisestanne.

Amerikkalaisten tutkimusten mukaan mahdollisuus saada kauppoihin johtavia kontakteja messuilla kasvaa jopa 50 prosenttia niillä näytteilleasettajilla, jotka kutsuvat kävijöitä osastolleen.

Kannattaa siis tehdä ennakkotyöt hyvin ja kutsua kävijät osastollenne.

Mitä enemmän kutsut oikeita ihmisiä osastolle, sitä paremman tuloksen keräät tapahtumasta.

Ammattimessuille tapahtuman kohderyhmään kuuluvat kävijät pääsevät yleensä veloituksetta vierailemaan tapahtumassa. Niille ammattimessuille, joilla messuilla käyminen maksaa, näytteilleasettajat voivat ostaa lippuja, joita voivat lähettää tärkeimmille asiakkailleen. Liput ovat usein joko sähköpostitse lähetettävinä e-lippuina tai älypuhelimeen lähettävässä tekstiviestimuodossa. Joskus tapahtumiin on myös paperisia lippuja.

Kuluttajamessuille sisäänpääsy yleensä maksaa. Usein näytteilleasettaja saa kuluttajamessuille osallistuessaan tietyn määrän veloituksettomia pääsylippuja (usein määrä on sidottu osaston kokoon) ja voi ostaa lisää pääsylippuja edullisempaan näytteilleasettajahintaan. Pääsyliput ovat useimmiten sähköpostitse lähetettävinä e-lippuina, toisinaan myös paperisina pääsylippuina.  Sähköisten kutsujen haasteena on se, että ne juuttuvat joskus roskapostisuodattimiin ja palomuureihin ja siksi asiakkaalle kannattaa usein lähettää erillinen viesti, jossa kertoo lipun lähettämisestä ja pyytää tarkistamaan roskapostit ellei lippua kuulu.

Se, keitä haluatte messuilla tavata, päätettiin jo tavoitteita asetettaessa. Kannattaa ryhmitellä haluamanne kohderyhmät esim. seuraavalla tavalla:

  1. Ne ihmiset, joiden haluatte ehdottomasti käyvän osastollanne
  • Kannattaa soittaa heille henkilökohtaisesti ja sopia tapaaminen messujen ajalle. Ilmaiskaa selkeästi mitä etua hänelle siitä olisi.
  1. Ne, jotka olisi hyvä tavata
  • Lähettäkää kutsukirje messuille sähköpostilla.
  • Jos kyseessä on tapahtuma, johon on maksullinen sisäänpääsy, voitte kysyä viestissä pääsevätkö käymään ja jos pääsevät, lähettäkää heille pääsylippu.

Messukutsu vaikuttaa myös asiakkaisiin, jotka eivät tule messuille. Yrityksestänne tulee aktiivinen kuva ja myyjät saavat luontevan syyn ottaa yhteyttä messujen jälkeen tyyliin ”Et päässyt messuille, mutta haluaisimme kovasti tavata sinut. Sopiiko, että tulemme vierailulle luoksesi?”

Henkilökohtaisesti lähetetty kutsu on aina vaikuttava joten sen laatimiseen kannattaa käyttää hetki aikaa. Kerro mitä hyötyä käynnistä osastollanne kävijälle on. Mitä hänen ongelmiaan tuotteenne tai palvelunne voi ratkaista tai mitä mahdollisuuksia hänelle yhteistyöstä kanssanne voi tarjoutua?

Messukutsuja kannattaa jakaa myös ennen messuja tehtävillä asiakaskäynneillä.

Jos teillä on myymälä ja olette osallistumassa kuluttajatapahtumaan, voitte järjestää kilpailuja asiakkaillenne myymälässä (tai verkkokaupassa)  ja antaa palkinnoksi messulippuja.Tai messulippu voi olla kylkiäisenä isosta ostoksesta.

Siitä, miten houkuttelette osastollenne käytävillä kulkevia ihmisiä, opit lisää ’Messujen aikana’ -osiossa.