Messuosasto

Osallistumisen tavoitteet ohjaavat osaston suunnittelua

Ei teatterissakaan rakenneta ensin lavasteita ja mietitä sitten, millaista näytelmää siellä esitettäisiin.

Messuosaston voi varata messujärjestäjän nettisivuilta. Nettisivuilta löytyy aina myös puhelinnumero, josta voit kysellä lisää osastovaihtoehdoista.

Osastoa varatessa täytyy tietää osaston koko ja se, varaatko vain näyttelytilaa vai myös osastorakenteet. Näistä eri asioista voit myös konsultoida messujärjestäjää.

Messuosastojen koot voivat tapahtumasta riippuen vaihdella aina neljästä neliömetristä muutaman tuhannen neliömetrin osastoihin. Samoin myös hinnat vaihtelevat koon mukaan ja joissain tapahtumissa mm. kulmaosastoilla on eri hinta.

Osaston koko riippuu siellä tapahtuvasta toiminnasta.

Kokoon vaikuttaa mm. se montako ihmistä haluatte tavoittaa messuilla? Montako myyjää tarvitsette heidän tavoittamiseensa?


Peukalosääntö:  Yksi ihminen tarvitsee työskentelyyn noin viisi neliömetriä ja tästä on poikkeuksia suuntaan ja toiseen riippuen osaston tavoitteista.

Suoramyyntiin keskittyvällä osastolla tarvitaan paljon väkeä, että kauppa saadaan sujumaan tuloksellisesti ja ruuhkattomasti. Tapahtuman kokonaisviihtyvyyden kannalta on tärkeää, että jokainen osasto toimii, eikä esimerkiksi tuki kulkuväyliä.

Esittelyyn painottuvalla osastolla puolestaan on hyvä ettei esittelijöitä ole liikaa, jotta kävijät uskaltautuvat osastolle ja viihtyvät siellä. Messujärjestäjät konsultoivat mielellään osaston koosta, kun kerrot tavoitteistanne ja tuotteistanne.

Asiakas voi harvoin päättää osastonsa sijaintia.

Joillain messuilla sijoitetaan samantyyppiset tuotteet samalle alueella ja myös yrityksesi osasto sijoitetaan tämän mukaan.

Vaikuttamismahdollisuuksia on yleensä enemmän, jos näytteilleasettaja on hyvissä ajoin liikkeellä.

Tutustu varausta tehdessäsi siihen, mitä mahdollisia ohjelmapisteitä tai seminaaritiloja on lähellä osastoa ja  miten kävijävirrat alueella kulkevat. Keskustele järjestäjän kanssa siitä, mikä sijainti on teille sopivin.

Myös osaston koko vaikuttaa sen sijaintiin.

Katso tästä esimerkki messujen pohjakartasta – siihen on merkittynä sisäänkäynnit, esiintymispiste (näillä messuilla nimeltään Areena -lava) sekä osastot. Osastosta on merkitty leveys ja syvyys sekä kokonaispinta-ala.

Kulmaosastot ovat auki kahdelle käytävälle,

päätyosastot kolmelle käytävälle ja

koko messukorttelin osastot neljälle käytävälle.

Korttelin keskelle sijoittuvat osastot aukeavat yhdelle käytävälle.

Kuten kuvasta näkyy osastot voivat olla kovin eri kokoisia.

 

Messuosastoa ei tarvitse osata suunnitella ja rakentaa itse – mutta niinkin voi toki tehdä.

Helpoin ratkaisu on varata useiden messujärjestäjien myymä valmisosasto. Siinä hintaan kuuluvat usein seinät, matto, valaistus ja sähköt. Monelta messujärjestäjältä voit tilata myös tarvittavat kalusteet, osastotekstit ja tulosteet. Kaiken tarvittavan. Usein näitä perusratkaisuja voi muokata omannäköisekseen erilaisilla kuvaelementeillä tai vaikkapa ottamalla värilliset seinät.

Yksilöllisemmän osaston saa teettämällä sen suunnitelmista lähtien kokeneella messurakentajalla (messurakentajia löytyy runsaasti mm. sivuilta www.messuliitto.fi), isoimmilla messujärjestäjillä on myös omat suunnittelupalvelut. Tarjoukset osastoista kannattaa pyytää hyvissä ajoin (3 – 12 kk) ennen tapahtumaa.

Messuosastosta tarjousta pyydettäessä on hyvä vastata oheisessa liitteessä oleviin kysymyksiin:

Osasto Brief

Hyvä osasto ei ole välttämättä kallis. Luovuuden avulla voi päästä pitkälle.

Messujen jälkeen on usein helppo muistaa ne muutamat osastot, jotka erottautuivat joukosta. Ne, jotka välittivät selkeän sanomansa kiinnostavalla tavalla.

Osallistumisen tavoitteet vaikuttavat siihen millainen osastosta tulee ja mitä siellä tapahtuu.

Osastoa suunnitellessa katso asiaa kävijän silmin. Miksi hänen kannattaisi tulla osastollenne? Mikä saisi hänet huomaamaan osastonne? Mitä hänelle jää siitä mieleen?

 

 

On hyvä muistaa, että kaikki osastot välittävät jotain sanomaa. Huolehdi siitä, että se on tavoitteidenne mukainen sanoma.

Jos tavoitteena on:

Saada osastolle mahdollisimman paljon väkeä: Osaston tulisi olla mahdollisimman avoin ja kutsuva. Mitä vähemmän rajaavia seiniä sen parempi.

Saada vähemmän ja juuri oikeaa täsmäporukkaa ja käyttää paljon aikaa neuvotteluun: Osaston on hyvä olla suljetumpi ja siellä on oltava riittävästi neuvottelupöytiä.

Nostaa esiin brändiä: Mahdollisimman selkeä – jopa pelkistetty osasto. Brändi profiloidaan selkeän sanoman ja henkilökunnan toiminnan avulla.

Vedota tunteisiin: Anna kävijän käyttää kaikkia aistejaan; nähdä, haistaa, maistaa, koskettaa ja kokeilla

Miljöön ei tarvitse aina olla itsestään selvä. Voit välittää tunnelmaa, jonka haluat liittyvän tuotteisiinne ja yritykseenne. Esimerkiksi jos sanomanne on turvallisuus, voit luoda rentouttavan keitaan.

 

 

Luo osasto, joka jää ihmisten mieliin pitkäksi aikaa!

”Ennen ensimmäistä messuosallistumista kävin messukoulutuksessa ja siellä neuvottiin tekemään messuista elämän kohokohta; juhlatapahtuma. On tärkeää tehdä osasto, josta jää muistijälki, joka säilyy vielä pitkään messujen jälkeen. Miettiä, että millaisista asioista ihmiset muistavat meidät ja miksi he haluaisivat tulla messujen jälkeen meidän verkkokauppaan. Jo pienelläkin budjetilla on mahdollista tehdä sellaisia juttuja, joista kävijälle jää hyvä muistijälki, kertoo lasten- ja kodinsistustuotteita valmistavan LuKLabelin perustaja Tiia Hakala.

Erotu. Messuosasto, joka näyttää samalta kuin kaikki muutkin ei houkuttele käymään eikä jää myöskään mieleen. Voit erottua esim. idean, värityksen, koon, tuoksun, ohjelman, muodon tai sijainnin avulla.

Ole kävijälle kiinnostava. Tarjoa ratkaisuja kävijän ongelmiin tai esittele mahdollisuuksia heidän liiketoimintansa kasvattamiseen.

Vetoa mahdollisimman moneen aistiin. Messut on ainoa media, jossa voit hyödyntää kaikkia viittä aistia. Mitä useampaa aistikanavaa pitkin viesti tulee, sitä vahvemman muistijäljen se jättää.

Osastolla ei kannata olla liian monia viestejä. Keskity mieluimmin yhteen asiaan – korkeintaan kolmeen. Toista sanomaa kaikessa aina kutsusta jälkihoitoon asti.  Selkeä ja yksinkertainen viesti on aina parempi kuin monimutkainen. Osaston yleisilme kannattaa säilyttää selkeänä ja välttää kirpputorimaista runsautta.

Tarpeeksi valoa. Valaistus voi ratkaista pysähtyykö asiakas osastollenne vai käveleekö ohi.  Aseta valot niin, että ne korostavat tuotteitanne houkuttelevasti osaston ulkopuolelta katsottaessa. Varmista, ettet häikäise kävijöitä.

Siisti. Huolehdi, että osaston yleisilme on siisti ja mm. tekstiilit ovat puhtaita ja tyhjät laatikot ym. tavarat eivät näy asiakkaille.

Mitä kävijän on tarkoitus muistaa? Mikä on tärkein yksittäinen asia, jonka haluatte osastollanne käyneiden muistavan?

Kohderyhmänne on huomattava ja ymmärrettävä sanomanne, uskottava siihen, arvostettava sitä ja muistettava se.

TESTI: Vie kaverisi osastonne luo (tai näytä kuvaa osastosta) ja anna hänen katsoa sitä kahden sekunnin ajan ja käännä hänet sen jälkeen pois. Kysy tämän jälkeen mistä osastolla oli kyse.

Tuo kaksi sekuntia on juuri se aika, jonka ihminen keskimäärin osastoa vilkaisee ohi kulkiessaan. Jos testihenkilösi ei osaa kertoa mistä oli kyse ei osasto ole kyllin selkeä.

VARO NÄITÄ:

  • liikaa sanomia osastolla – kävijä ei hahmota heti mistä on kysymys
  • ei punaista lankaa
  • liian pieni teksti
  • liian alhaalla oleva teksti
  • huono valaistus.