2.4 Messuosasto

Messuosasto edustaa tapahtumassa koko yritystäsi  

Messuosaston suunnittelu on koko messuprojektisi tärkeimpiä vaiheita. Nyt käymme läpi konkreettisia asioita, jotka siinä tulee ottaa huomioon.  

Messuosaston tulee edistää tavoitteitasi, välittää markkinointiviestiäsi ja helpottaa ihmisten kohtaamista. Ajattele osastoa markkinointisi näyttämönä: teatterissa valitaan ensin näytelmä ja tehdään sitten siihen sopivat lavasteet – vastaavasti sinulla on ensin tavoitteet, ja messuosasto suunnitellaan niitä varten. 

Muista varata osastopaikkasi ajoissa. Messujärjestäjän nettisivuilla voit tehdä varauksen ja näet, mistä saat lisätietoja eri osastovaihtoehdoista. Osastoa varatessasi sinun täytyy tietää haluamasi osaston koko sekä se, varaatko näyttelytilan lisäksi myös osastorakenteet. Keskustele asioista tarkemmin messujärjestäjän kanssa.  

Osaston koko riippuu tarpeistasi 

Messuosastosi koon täytyy vastata tavoitteitasi ja suunnitelmiasi. Suuri osasto saa näkyvyyttä jo kokonsa vuoksi, mutta toisaalta osaston toimivuus voi olla enemmän kiinni suunnittelun luovuudesta kuin neliöistä. 

Messuosastojen koot voivat eri tapahtumissa vaihdella neljästä jopa muutamaan tuhanteen neliömetriin. Myös hinnat vaihtelevat koon ja joskus myös sijainnin mukaan: esimerkiksi näkyvyydeltään laajemmalla kulmaosastoilla voi olla eri hinta. 

Osaston tarvittava koko riippuu siitä, millaista toimintaa ja ohjelmaa olet tilaan suunnittelemassa. Kuinka monta ihmistä haluat osastolle mahtuvan? Kuinka monta ihmistä haluat messuilla tavoittaa ja kuinka monta myyjää tarvitset asiakkaiden palvelemiseen? 

• Suoramyyntiin keskittyvällä osastolla tarvitaan paljon väkeä, jotta kauppa sujuu ruuhkattomasti ja tuloksellisesti.  

• Esittelyyn painottuvalla osastolla puolestaan on hyvä, ettei esittelijöitä ole liikaa. Näin kävijät uskaltautuvat osastolle ja viihtyvät siellä.  

Myös tapahtuman kokonaisviihtyvyyden kannalta on tärkeää, että osastosi on toimintojesi mittainen. Näin ne pysyvät osaston rajoissa eivätkä esimerkiksi tuki kulkuväyliä. Messujärjestäjät auttavat mielellään oikean osastokoon määrittelyssä, kun kerrot heille tavoitteistanne ja toiminnastanne osastolla. 

Yksi tiimiläinen tarvitsee messutyöskentelyyn keskimäärin viisi neliömetriä.

Hyvä sijainti lisää näkyvyyttä

 
Messuosaston sijainti vaikuttaa luonnollisesti yrityksesi näkyvyyteen ja löydettävyyteen. Varaamalla osaston ajoissa voit parantaa mahdollisuuksia vaikuttaa sen sijaintiin.

Näytteilleasettaja voi harvoin päättää tarkasti osastonsa sijaintia. Esimerkiksi joillakin messuilla sijoitetaan samantyyppiset tuotteet samalle alueelle, jolloin myös sinun yrityksesi sijoittuminen noudattaa tätä periaatetta. Sijaintiin voi luonnollisesti vaikuttaa myös osastosi koko. 

Ole liikkeellä ajoissa ja aktiivisesti. Ota varausta tehdessäsi selvää siitä, miten kävijävirrat alueella kulkevat ja mitä mahdollisia ohjelmapisteitä tai seminaaritiloja osaston lähellä sijaitsee. Keskustele järjestäjän kanssa siitä, mikä sijainti on teille sopivin.  

Esimerkki messualueen pohjakartasta 

Tähän mallikarttaan on merkitty sisäänkäynnit, esiintymispiste (Areena-lava) ja näytteilleasettajien osastot. Osastojen mittoja ovat leveys, syvyys ja kokonaispinta-ala. 

Osastotyypit vaihtelevat koon, sijainnin ja näkyvyyden suhteen 

  • Messukorttelin keskelle sijoittuvat osastot avautuvat yhdelle käytävälle. 
  • Kulmaosastot ovat auki kahdelle käytävälle.
  • Päätyosastot avautuvat kolmelle käytävälle.  
  • Kokonaisen messukorttelin kokoiset osastot avautuvat eri suuntiin neljälle käytävälle. 

Osaston suunnittelu ja toteutus 

Voit suunnitella messuosastosi itse tai hyödyntää työssä ammattilaisten kokemusta ja osaamista.  

Helpoin ratkaisu on messujärjestäjien myymä valmisosasto, jonka hintaan kuuluvat usein seinät, matto, valaistus ja sähköt. Voit usein tilata samalla myös tarvittavat kalusteet, osastotekstit ja tulosteet. Voit muokata tällaista perusosastoa erilaisilla kuvaelementeillä tai vaikka valitsemalle siihen värilliset seinät. 

Yksilöllisempi osasto syntyy, kun käytät apuna esimerkiksi mainostoimistoasi tai teetät koko työn messurakentajalla, joita löydät mm. osoitteesta www.messuliitto.fi.  Suurimmilla messujärjestäjillä on myös omat suunnittelupalvelunsa. Tarjoukset osastosta kannattaa pyytää hyvissä ajoin eli 3–12 kk ennen tapahtumaa. 

Messuosaston tarjouspyynnön muistilista 

Kirjaa seuraavia asioita koskevat vaatimukset ja toiveet mukaan tarjouspyyntöön. 

  • Odotettu tunnelma, tyyli ja värimaailma. 
  • Tavoitteet (lanseeraus, lisämyynti, tunnettuus, mielikuva). 
  • Yrityksen tavoitemielikuva ja tärkein brändiviesti. 
  • Brändistä kertovat konkreettiset elementit ja rakenteet osastolla. 
  • Toiminnalliset vaatimukset: myynti, tuote-esittely, neuvottelu, tarjoilu, varastointi jne. 
  • Toiveet näkyvyyden, grafiikan, kalusteiden ja valaistuksen suhteen. 
  • Omat olemassa olevat rakenteet, kalusto tai valmis grafiikka (julisteet, screenit yms.). 
  • Budjettihaarukka. 
  • Tarjouksen ja ehdotusten aikataulu. 

Tavoitteet ohjaavat myös osaston suunnittelua 

Messuosastosi rakentaa aina mielikuvaa yrityksestäsi – hyvässä ja pahassa. Varmista siis, että tuo mielikuva on tavoitteidesi mukainen.  

Osaston tyyli ja rakenteelliset ratkaisut riippuvat tavoitteistasi. Seuraavassa suuntaa antavia ohjeita.  

TAVOITE

Paljon ketä tahansa kävijöitä 
Vain juuri oikeita kävijöitä lähempään keskusteluun  
Brändin korostaminen 
Tunteisiin vetoaminen 

OSASTO

Avoin ja kutsuva. Mahdollisimman vähän rajaavia seiniä. 
Hieman suljetumpi osasto, jossa on suojaisia neuvottelupisteitä ja pöytiä. 
Mahdollisimman selkeä, jopa pelkistetty. Painostus brändi-ilmeeseen ja pääviestiin. 
Elämyksellinen. Elementtejä, jotka puhuttelevat laajasti eri aisteja.

Varmista viestisi perillemeno 

Hyvä osasto ei ole välttämättä kallis. Panosta mieluummin luoviin ideoihin kuin prameisiin puitteisiin. Messuvieraat huomaavat ja muistavat jälkeenpäin parhaiten osastot, jotka erottautuvat ja välittävät selkeän sanomansa kiinnostavalla tavalla. Seuraavassa muutama perusperiaate, joita on hyvä noudattaa osaston suunnittelussa ja ylläpidossa. 

1. Erotu. Messuosasto, joka näyttää samalta kuin kaikki muutkin, ei houkuttele käymään eikä jää myöskään mieleen. Voit erottua esim. idean, värityksen, koon, tuoksun, ohjelman, muodon tai sijainnin avulla. 

2. Ole kävijälle kiinnostava. Tarjoa ratkaisuja kävijän ongelmiin tai esittele mahdollisuuksia heidän liiketoimintansa kasvattamiseen. 

3. Vetoa mahdollisimman moneen aistiin. Messut on ainoa media, jossa voit hyödyntää kaikkia viittä aistia. Mitä useampaa aistikanavaa pitkin viesti tulee, sitä vahvemman muistijäljen se jättää. 

4. Minimoi viestien määrä. Keskity mieluimmin yhteen ja korkeintaan kolmeen asiaan. Toista pääsanomaa kaikessa, aina kutsusta jälkihoitoon asti. Ole viestin lisäksi selkeä myös osastossasi ja vältä kirpputorimaista runsautta. 

5. Varmista viestien luettavuus. Pidä huolta siitä, että viestisi välittyvät myös osastosi ohi kulkeville riittävän suurina sekä näkyvästi sijoitettuina ja valaistuina. 

6. Varmista oikea valaistus. Valaistus voi ratkaista pysähtyykö asiakas osastollenne vai käveleekö ohi.  Aseta valot niin, että ne korostavat tuotteitanne houkuttelevasti osaston ulkopuolelta katsottaessa. Varmista, ettet häikäise kävijöitä.  

7. Pidä osasto siistinä. Huolehdi, että osaston yleisilme on siisti ja mm. tekstiilit ovat puhtaita ja tyhjät laatikot ym. tavarat eivät näy asiakkaille. 

Kahden sekunnin havaintotesti 

Messuilla kulkiessaan ihminen vilkaisee yhtä osastoa keskimäärin kaksi sekuntia. Sinun tulee siis herättää hänen kiinnostuksensa yhdellä silmäyksellä.  

1. Anna testihenkilön katsoa messuosastoa kuvassa tai paikan päällä vain kahden sekunnin ajan.  

2. Kysy häneltä tämän jälkeen, mistä osastossa oli kyse.  

3. Jos testihenkilösi ei osaa kertoa osaston viestiä tai pääpointtia, kaipaa osastosi ilme selkiyttämistä.  

Luo osasto, joka jää ihmisten mieliin pitkäksi aikaa! 

”Ennen ensimmäistä messuosallistumista kävin messukoulutuksessa, jossa neuvottiin tekemään messuista elämän kohokohta; juhlatapahtuma. On tärkeää tehdä osasto, josta jää pitkään messujen jälkeenkin säilyvä muistijälki. Kannattaa miettiä, millaisista asioista ihmiset muistavat meidät ja miksi he haluaisivat tulla messujen jälkeen verkkokauppaamme. Jo pienelläkin budjetilla on mahdollista tehdä juttuja, joista kävijälle jää hyvä muistijälki”, kertoo lasten ja kodinsisustustuotteita valmistavan LuKLabelin perustaja Tiia Hakala

KERTAUS: Messuosasto 

  • Varaa osastopaikkasi mahdollisimman ajoissa. 
  • Määrittele osastosi koko toimintojen ja väkimäärän mukaan.  
  • Valitse osastollesi näkyvä sijainti, jos mahdollista. 
  • Panosta osaston suunnittelussa luovaan erottuvuuteen. 
  • Varmista, että pääviestisi välittyy yhdellä silmäyksellä.