Digiajassa korostuu face-to-face -kohtaamisen arvo
Ei liene sattuma, että tilaisuus on synonyymi sekä sanoille tapahtuma että mahdollisuus. Kun ajatus tapahtuman järjestämisestä tai messuille osallistumisesta syntyy, ensimmäisen kysymyksen tulisi aina olla ”Miksi?”. Jos tarkoituksena on hankkia uusia kontakteja, myydä jotain, lanseerata uusi tuote tai vahvistaa yrityksen brändiä, on jo tiedostettu selkeä tarve. Tarkkaan täytyy miettiä myös, mitä messuosallistumisella halutaan saada aikaan, eli mikä on tavoiteltu tulos ja miten onnistumista mitataan.
Riittävä aika, kattava suunnitelma ja hyvä johtaja
Tärkein tekijä on aika. Projekti on hyvä startata jopa vuosi etukäteen, riippuen tapahtuman tai messujen laajuudesta. Mitä enemmän on aikaa, sitä enemmän on tilaa suunnittelulle ja luovuudelle. Varsinainen tapahtuma on vain yksi osa koko projektia. Budjetti antaa suunnan tekniselle toteutukselle ja käytettävissä olevat henkilötyötunnit vaikuttavat suunnitteluun, toteutukseen ja jälkimarkkinointiin.
Miettikää myös, onko tarve ulkoistaa joitakin projektin työvaiheita ja mitä voi tehdä itse? Miten viestitään ja markkinoidaan? Miten sitoutamme oman tiimin onnistumaan? Yksi hyvin onnistuneen projektin tunnusmerkkejä on myös hyvä johtaja.
Budjetti on tapahtuman puite, ei rajoite
Budjetti on konkreettinen tekijä. Sitä ei kuitenkaan kannata ajatella rajoitteena, vaan pelkästään puitteena. Budjetti on mikä on ja sillä mennään. Tärkeämpää on miettiä, mitä budjetilla saavutetaan eli mitata asetettuja tavoitteita. Liidien määrää tai myyntiä voi mitata suoraan numeroilla. Mielikuvatavoitteet syntyvät koko kokemuksesta – aina ensimmäisestä markkinointiviestistä jälkimarkkinointiin. Mielikuvatavoitteita voi mitata vaikkapa erilaisilla kilpailuilla messujen aikana.
WOW-efekti
Viimein tulee aika toteuttaa suunnitelmat käytännössä. Miten saadaan aikaan toivottu WOW -efekti? Vain mielikuvitus on rajana, mutta varmista, että toiminta on yhteensopivaa yrityksesi brändin kanssa. Yksinkertaisimmillaan yhtenäiset asut herättävät huomion ja siinäkin voi revitellä, jos se sopii luontevasti yrityksen imagoon. Tapahtumien ydin on kuitenkin ihmisten kohtaaminen.
Keskustelun avauksia voi harjoitella, mutta luontevinta se on ihmisille, jotka ovat sosiaalisia luonnostaan. Laadi isäntäinfo, jotta henkilökunnalla on riittävästi tietoa asetettujen tavoitteiden saavuttamiseksi.
Hyödynnä messut ennen, aikana ja jälkeen
Messuilla on laajasti tarjolla erilaisia mainospaikkoja. Ohjaa kävijöitä osastollesi lattiatarroilla tai jaa mainoslehtisiä sisäänkäynneillä. Mainosta diginäytöllä, tai toteuta oma ohjelma messujen ohjelmalavalla. Kutsu pitkäaikaiset asiakkaasi vieraaksi messuille ja sovi tapaamiset heidän kanssaan ennakkoon. Näin asiakkaasi saa lisäarvoa messukäynnilleen. Voit kutsua osastollesi myös lehdistöä ja muista julkaista lehdistötiedote jos esittelette messuilla uutta tuotetta tai palvelua. Me Helsingin Messukeskuksessa kehitämme jatkuvasti uusia mahdollisuuksia tavoittaa asiakkaita.
Messuprojekti ei pääty tapahtumaan
Viimeinen messuprojektin tärkeä vaihe on jälkimarkkinointi. Varaa siis aikaa myös tapahtuman jälkeen ja takokaa, kun rauta on vielä kuumaa! Muistakaa kiittää kaikkia mahdolliseen messukilpailuun osallistuneita ja tarjotkaa etuja kilpailuun osallistuneille. Näin saatte kauppaa vielä messujen jälkeenkin ja vahvistatte brändinne muistijälkeä. Käykää myös läpi ilmi tulleita kompastuskiviä seuraavia messuja silmällä pitäen. Kirjatkaa ylös tuoreeltaan ideoita ja ajatuksia messuista ja ennen kaikkea, juhlikaa yhdessä onnistumisia.
Kirjoittaja Salla Hämeenniemi työskentelee Messukeskuksen B2B Marketing Managerina ja vastaa muun muassa Messukeskuksen asiakkaiden Face 2 face messuvalmennuksista.