Henkilöstö miltei kisaa pääsystä Matkamessuille töihin
Rajat ylittävän terveydenhuollon yhteyspiste Rajis neuvoo matkustajia, jotka tarvitsevat sairaanhoitoa ulkomailla. Helsingin Matkamessuilla Rajiksella ja Kelalla oli yhteinen osasto.
Rajis esitteli yhteisosastolla Hoitopaikanvalinta.fi-sivustoa ja Kela kertoi sosiaaliturvaetuuksista kansainvälisissä tilanteissa sekä myönsi eurooppalaisia sairaanhoitokortteja.
Matkamessut on tärkeä osa Rajiksen markkinointia. ”Messuilla tavoittaa juuri oikeat ihmiset ja voi jutella heidän kanssaan. Jalkautuminen on iso osa markkinointiamme”, kertoo suunnittelija Pia Blomqvist.
Messutyöhön oli suorastaan tunkua. Matka 2018 -messuilla osastolla työskenteli neljän päivän aikana yhteensä 24 osaajaa eri yksiköistä.
Yhteishenki osastolla oli hyvä, ihmiset tutustuivat toisiinsa ja kaikki tiesivät tarkoin, miten toimia osastolla. Työntekijöiden tyytyväisyys oli asetettu myös yhdeksi messuosallistumisen tavoitteeksi, sillä tyytyväinen työntekijä palvelee hyvin asiakkaita.
”Messuille osallistuminen on niin helppoa ja ihanaa! Kaikki on suunniteltu ja hankittu valmiiksi pikkunaposteltavia myöten! Muuta ei tarvitse, kuin ilmestyä paikalle ja alkaa ottaa kontaktia messukävijöihin. Ihan parhaita työpäiviä, mitä urallani on!”, kertoo yksi osastolla työskennellyt.
Selkeä perehdytys ja työnjako
Noin kuukautta ennen messuja järjestettiin osastolla työskenteleville kaksi saman sisältöistä infotilaisuutta, joissa käytiin läpi messuosallistumisen tavoitteet ja osastotoiminta aina jakotavaroista kilpailuihin.
Kolmihenkinen messujen ydintiimi oli myös koostanut ennakkoon listan mahdollisista messukävijöiden kysymyksistä, laatinut niihin vastaukset ja kirjannut ylös tiedot siitä, mistä saa lisätietoja asiasta.
Infon jälkeen osastolla työskentelevä tiimi sai mukaansa paketin, johon on koottu kaikki tilaisuudessa esitetyt asiat. Tietopaketti oli myös intrassa ja messuosastolla. Osastolle oli nimetty joka vuoroon osastovastaava, jolle ohjattiin kaikki ne asiakkaat, joiden kysymyksiin ei tiennyt vastausta.
Osastovastaavilla oli oma Whatsapp-ryhmä, johon edellisen vuoron vastaavat laittoivat ajankohtaista tietoa seuraaville. Osastovastaaville oli myös omat erilliset infot, joissa käytiin läpi mm. osaston sulkeminen ja toimintaohjeet teknisten haasteiden varalle.
Työvuorot kestivät 4–6 tuntia, minkä ajan osastolla jaksaa hyvin olla parhaimmillaan. Lounaalle ja tauolle mentiin tarpeen mukaan sopien asiasta osastovastaavan kanssa. Näin varmistettiin, että osastolla oli aina tarpeeksi väkeä ihmisiä palvelemaan.
”Messujen jälkeen erityisen esimerkilliset messutyöntekijät saivat vielä suklaarasian ja diplomin, jossa oli yksilöity syyt heidän palkitsemiseensa. Tästä pikkuyllätyksestä ihmiset olivat todella tyytyväisiä ja otettuja”, kertoo Pia Blomqvist.
Moni toivoi heti messujen jälkeen pääsevänsä mukaan myös seuraavana vuonna.