3.1 Työskentely osastolla
Messut ovat joukkuepeliä, joka koostuu loistavista yksilösuorituksista
Työskentely messuosastolla sujuu parhaiten, kun yhteiset pelisäännöt ja käytännöt ovat kaikille selvät ja mielekkäät.
Aamun ensimmäisen osastovuoron työntekijöiden kannattaa saapua paikalle 15–30 minuuttia ennen messujen avautumista. Näin he voivat tarkistaa, että osaston tekniikka toimii, materiaalit ovat paikoillaan ja kaikki on muutenkin valmiina asiakkaita varten.
Myös vuoronvaihdon yhteydessä tulee tiimiläisten tulla osastolle viimeistään varttia ennen työvuoron alkua. On hyvä ehtiä tarvittaessa vaihtaa sananen edellisen vuoron työntekijöiden kanssa ja varmistaa, että vuoronvaihto sujuu jouhevasti.
Katso video osastotyöskentelystä.
Vaatetus tukee viestintää ja viihtymistä
Messutiimi on joukkue, jolla kannattaa olla messuilla yhtenäinen asu. Jaksamisen kannalta vaatteiden tulee olla paitsi edustavat, myös mukavat käyttää.
Yhtenäinen vaatetus auttaa kävijöitä tunnistamaan, ketkä ovat töissä osastolla. Tyylikäs asu voi myös lisätä osastolla työskentelevien motivaatiota, kun taas epämukavat vaatteet saattavat latistaa työskentelyintoa.
Vaatteet ovat samalla viesti, joka välittää mielikuvaa yrityksestänne. Millaisena haluat ihmisten teidät näkevän – rentoina, luovina, asiallisina bisneshenkisinä vai jonakin ihan muuna? Olemuksen täytyy toki aina luoda tunnetta helposta lähestyttävyydestä.
Asuun lisätty merkintä henkilön toimenkuvasta rohkaisee messukävijöitä lähestymiseen ja kysymysten esittämiseen.
Anna messutiimin osallistua osastolla käytettävien vaatteiden valintaan. Näin varmistat ennakolta, että he saavat asut, joissa viihtyvät ja haluavat osastolla esiintyä.
Vaatetuksen tärkein osa messuilla ovat kengät. Messuilla seistään paljon ja jalat ovat kovilla. Kenkien tulee siis olla erityisen mukavat ja mielellään paksupohjaiset.
Kenkien vaihto kesken päivän virkistää jalkoja ja mieltä!
Jaksaminen vaatii taukoja
Messutyöskentely on varsin täysipainoista eikä työvuoro osastolla saa olla liian pitkä, muuten ihmiset väsähtävät ja passivoituvat.
Jotta työntekijän energiataso pysyy korkealla, aistit valppaina ja hymy herkässä, on hänen voitava pitää taukoja vähintään neljän tunnin välein. Ihanteellista on, jos koko työvuoro on kerrallaan vain neljän tunnin mittainen. Tällöin osastolla on jatkuvasti virkeitä tiimiläisiä, ja työntekijöille jää hyvin aikaa tutustua tapahtumaan laajemminkin.
Järjestä työntekijöille aikaa tutustua myös kilpailijoiden osastoihin ja esityksiin. Samalla voi löytää ja solmia uusia kontaktejakin.
Ajoita lounaat oikein
Kunnon lounas- ja kahvitauot ovat välttämättömät, sillä pelkillä messukarkeilla ei kukaan pysy käynnissä koko päivää. Tauko tuo lisää virtaa ja auttaa pysymään aktiivisena. Osastolla työskennellessä ei ole tapana syödä – ellet tee sitä yhdessä asiakkaan kanssa.
Jos messuilla on seminaareja, kiertävät monet niiden osanottajat messuosastoja juuri lounastauon aikaan. Ajoita siis tiimisi lounaat siten, että osastollasi on tuolloin riittävästi työntekijöitä.