2.5 Osaston tiimi ja toiminnot

Kokoa toimiva messutiimi

Messuosasto on tapahtumassa yrityksesi päänäyttämö, mutta sen herättävät eloon vasta työntekijät ja toiminnot. Nyt saat perehtyä toimivan messutiimin ja osaston ohjelman valintaan.  

Jokaisella osastolla työskentelevällä tulee olla selkeä käsitys messuosallistumisen tavoitteista, tarvittava asiantuntemusjataidot tavoitteiden saavuttamiseen sekä ennen kaikkea oikea asenne ja halu osallistua messuille. 

Usein aktiivinen asenne on jopa muodollista osaamista tärkeämpää. Innostunut, motivoitunut ja ihmisiin avoimesti suhtautuva työntekijä voi olla osastosi sydän, jonka energia tarttuu muihinkin – asiakkaita myöten. Toki innostus ja energia täytyy suunnata oikeisiin asioihin ja kohderyhmiin 

 
Osaston näkyvyyttä ja kiinnostavuutta lisäävät tavoitteisiisi ja teemoihisi liittyvät ohjelmat ja toiminnot, kuten tuote-esittelyt, asiantuntija- ja julkkisvierailut, palautekyselyt, kilpailut ja jakotavarat. Osion lopusta löydät niistä muutamia esimerkkejä. 

Menestyvän messutiimin arvokkaimmat ominaisuudet: aktiivisuus, sosiaaliset taidot ja sitoutuminen tavoitteisiin.

Tiimin toimenkuvat ja koko

Osastoväen tulee vastata messukävijöiden tarpeisiin. Tärkeintä on kuunnella, keskustella ja varmistaa, että asiakas saa kaipaamansa tiedon.  

Keskeinen kysymys on, millaisia kysymyksiä asiakkaasi todennäköisimmin esittävät? Eli kaipaavatko he keskustelukumppanikseen asiantuntijaa vai myyjää?  

Usein on hyvä saada osastolle molempien eri ammattiryhmien ihmisiä. 

  • Ammattitapahtumien kävijät kohtaavat mielellään asiantuntijoita, mutta voivat toisaalta keskustella myös suoraan asiansa osaavan myyjän kanssa. 
  • Teknisillä messuilla kävijät voivat esittää hyvinkin yksityiskohtaisia tekniikkaan liittyviä kysymyksiä.  
  • Sisäänostajien suosimilla messuilla kävijöiden kysymykset koskevat enemmänkin sopimuksia ja toimitustapoja.  
  • Yleisömessuilla kannattaa varautua siihen, että kysymystyypit vaihtelevat runsaasti.  

Messuosastolla on osattava  

  • keskittyä oikeisiin kävijöihin 
  • vastata kysymyksiin tai ohjata kysyjä oikean henkilön puheille. 

Kuinka monta työntekijää osastolle tarvitaan?

Henkilökunnan määrä voi vaikuttaa asiakkaisiin ja asioinnin sujuvuuteen. Jos osastollasi on työntekijöitä liikaa, eivät kävijät ehkä rohkene tulla sinne. Toisaalta väkeä täytyy olla riittävästi palvelemaan asiakkaita. 

Vanhan nyrkkisäännön mukaan osastolla tulisi olla yksi työntekijä viittä neliömetriä kohden. Tarvittava henkilömäärä riippuu toki ratkaisevasti osastosi toiminnoista. Esimerkiksi suoramyyntiin tarvitaan henkilöstöä enemmän kuin tuote-esittelyyn. 

Osaston henkilöstömäärää voi säätää tilanteen mukaan. Usein messujen alku- ja lopputunteina paikalla on vähemmän kävijöitä.

Valmenna ja motivoi tiimiläiset

Messutyöskentely on oma osaamisen lajinsa. Tulokset tehdään kohtaamisissa, joten tiimin jokaisen jäsenen tulee olla halukas, kyvykäs ja valmistautunut niihin.  

Riittävä perehdytys ja motivointi on ensiarvoisen tärkeää. Jokaisen tiimiläisen tulee tietää, miksi osallistutte messuille ja mitkä ovat hänen omat vastuunsa kokonaisuudessa. 

Yrityksesi tavoitteiden edistäminen vaatii myös henkilökohtaista innostumista. Kirkasta siis jokaiselle työntekijälle sekin, mitä etuja messuosallistumisesta on hänelle itselleen.  

Muista, että eri ihmisiä motivoivat eri asiat, kuten: 

  • uusien asioiden oppiminen 
  • uusien ihmisten tapaaminen ja kontaktien luominen 
  • suurten kauppojen tekeminen  
  • kilpailu muiden yritysten ja kollegojen kanssa. 

Messut ovat yritykselle kuin mestaruuskisat urheilijalle. Muistuta tiimillesi, että ne voivat olla vuoden tärkeimmät työpäivät!

Harjoitus tekee mestarin messuillakin 

Jotta ihmiset haluavat ja voivat antaa osastolla parastaan, heidän täytyy tuntea olonsa turvalliseksi ja luottavaiseksi. Olennaista on, että jokainen tietää mitä häneltä odotetaan ja miten hän voi tehtävänsä täyttää.  

 Epävarma työntekijä voi  

  • vältellä kontakteja  
  • puhua vain ennestään tutuille ihmisille  
  • jakaa esitteitä ja toistaa myyntijargonia ilman asiakkaan aitoa kohtaamista. 

Koko messutiimille kannattaa järjestää yhteinen tilaisuus, jossa kertaatte messutavoitteet ja toiminnan osastolla. Samalla voitte yhdessä käydä ennakoiden läpi erilaisia asiakkaita ja heidän mahdollisia tarpeitaan.

Pyydä yrityksesi mahdollisia messukonkareita jakamaan muille tietotaitoaan ja vinkkejään!

Iskun myyjät haluavat töihin messuille –  Kauppaa tulee ja fiilis on hyvä 

Iskun henkilökunta todella haluaa messuille töihin. Mukaan haetaan avoimella hakemuksella, ja hakijoita on niin paljon, että Habitare 2018 -osastolle pääsi vain vajaa puolet halukkaista. 

Rajis ja Kela Matkamessuilla – Henkilöstö miltei kisaa pääsystä Matkamessuille töihin  

Rajat ylittävän terveydenhuollon yhteyspiste Rajis neuvoo matkustajia, jotka tarvitsevat sairaanhoitoa ulkomailla. Helsingin Matkamessuilla Rajiksella ja Kelalla oli yhteinen osasto. 

Ohjelma luo osastolle vetovoimaa

Erilaiset ohjelmat ja toiminnot lisäävät messuosastosi vetovoimaa, näkyvyyttä ja erottuvuutta. Ihmisillä on taipumus kerääntyä sinne, missä tapahtuu! 

Ihmiselle jää pysyvin muistijälki tilanteista, joissa hän näkee ja kuulee jotakin mielenkiintoista sekä saa itse puhua ja kokeilla. Kun kaikki nämä yhdistää, jää mieleen tutkimusten mukaan peräti 90 % asioista. Messuosastolla kannattaasiis järjestää toimintaa, joka osallistaa kävijän ja hänen aistinsa.  

Kun kerrot osastosi ohjelmista myös messujärjestäjälle, tämä voi viestiä niistä tapahtuman omissa kanavissa ja ohjeistaa messujen infopistehenkilökunnan neuvomaan kyselijät osastollesi.  

Esimerkkejä messuosaston mahdollisista ohjelmista

Julkkisvierailu  

Voit pestata osastollesi esiintymään tunnetun ja valovoimaisen henkilön. Uskottavuutta ja aitoa sisältöä tuo, kun hän liittyy luontevasti toimialaasi tai on tuotteidesi ja palveluidesi käyttäjä. Julkkiskokki voi esitellä keittiötuotteita ja ruokavinkkejä, urheilija voi tehdä tuote-esittelyä ja jakaa nimikirjoituksia tai kirjailija kertoa kirjastaan jne. 

Myös messujärjestäjä voi innostua markkinoimaan tapahtuman somessa yritystä, jonka osastolla on selkeä vetonaula. Kerro siis ajoissa messujärjestäjälle mahdollisista julkkisesiintyjistäsi. 

Muista markkinoida julkkisvieraan esiintymisaikoja osastollasi, nettisivuillasi ja sometileilläsi.

Kilpailut 

Erilaiset kilpailut on aina hyvä houkutin, jonka avulla voit samalla kerätä kävijöiden yhteystietoja käytettäväksi luvan kanssa markkinointiin. Kilpailuun mahdollisesti liittyvät kysymykset kannattaa laatia siten, että saat samalla palautetta tuotteistasi tai ideoita tuotekehitykseen. Muista valita kilpailuun vastaustapa, jonka osallistuminen ja yhteystietojen kerääminen sujuvat messuruuhkassakin helposti.  

Kytke messukilpailun tehtävät, kysymykset ja palkinnot koko messuosallistumisesi pääviestiin.

Tarjoilut 

Hyvä kahvi, jäätelö tai pikkusuolainen vetää aina väkeä osastolle. Selvitä kuitenkin etukäteen mahdolliset messukohtaiset säännöt esimerkiksi alkoholitarjoilun ja catering-palvelun osalta.  

Asiantuntijaesitykset 

Toimialasi asiantuntijoiden puheenvuorot ja esitykset ovat antoisaa ja yleisöä kiinnostavaa ohjelmasisältöä. Kerro asiantuntijavierailuista ajoissa messujärjestäjälle, niin ne saattavat päästä osaksi tapahtuman virallista ohjelmaa. 

Jakotavara 

Voit jakaa osastollasi myös pieniä, markkinointisi pääviestiin liittyviä messulahjoja. Ota kuitenkin huomioon myös vastuullisuusnäkökulma ja mieti, millainen jakomateriaali soveltuu yrityskuvaasi ja palvelee brändiäsi. 

Laastari keskustelunavaajana

Rajat ylittävän terveydenhuollon yhteyspiste Rajis jakoi Helsingin Matkamessuilla osastollaan kävijöille pieniä laastaripaketteja. Viestinä oli, että kun laastari ei riitä, tarvitaan eurooppalaista sairaanhoitokorttia. Laastareita jakaessaan oli osastohenkilöstön helppo aloittaa keskustelu: ”Joko sinulla on eurooppalainen sairaanhoitokortti?” 

Facebook-ryhmän messutreffit 

Vastaperustettu lasten ja kodinsisustustuotteita valmistava LuKLabel halusi lisätä Lapsimessuilla tunnettuuttaan ja kasvattaa myyntiään. Yritys kutsui Facebook-ryhmänsä äidit ja lapset osastotapahtumaansa lauantaina klo 12. Osastolla oli leikkinurkkaus, lapsille smoothieita ja äideille lahjakasseja. Tapahtumassa otettiin myös polaroid-kuvia osallistujista. 

Paikalle kokoontui kolmisenkymmentä messuvierasta, jotka tunsivat toisensa jo someryhmästä ja saattoivat tavata nyt myös livenä. Suuri väkijoukko 12 neliön osastolla herätti huomiota ja veti paikalle runsaasti myös muita kävijöitä katsomaan, mistä on kyse. Lisäbonuksena kaikki kävijät vielä somettivat tapahtumasta ja lisäsivät näin yrityksen näkyvyyttä. 

Varmista näkyvyytesi koko messualueella 

Hyödynnä mahdollisuuksien ja sääntöjen mukaan muutakin messualuetta markkinointiisi ja ihmisten houkuttelemiseen osastollesi.  

Messutapahtumissa on tarjolla runsaasti keinoja, joiden avulla saat markkinointiviestisi esiin myös oman osastosi ulkopuolella. Muista kuitenkin, että messualue on messujärjestäjän hallinnoimaa aluetta, joten voit jakaa esimerkiksi mainoksia käytävillä vain sopimalla siitä erikseen.  

Jakomateriaalit 

Kun jaat osastollasi esimerkiksi yrityksenne ilmeen mukaisia messukasseja, ilmapalloja tai muuta mainosmateriaalia, saat messukävijät markkinoimaan yritystäsi alueella ja vielä sen ulkopuolellakin.  

Markkinointipaikat 

Osaston lisäksi voit saada yrityksesi näkymään muuallakin messualueella. Monilla messujärjestäjillä on tarjolla erilaisia näkyvyystuotteita, ja esimerkiksi messukeskusten sisääntuloauloista voi ostaa tuote- tai esitejakelupaikan tai opastenäkyvyyttä. Markkinointipaikkoina voivat toimia myös wc-tilat, kahvilat tai digitaaliset näytöt ympäri messualuetta. Kysy lisää messujärjestäjältä! 

Esitykset ohjelmapisteillä 

Useilla messuilla on erilaisia ohjelmapisteitä näytteilleasettajien tietoiskuja, seminaareja, luentoja ja toiminnallista esityksiä varten. Kun olet ajoissa liikkeellä, voit saada näistä ohjelmapisteistä esitysaikaa yrityksesi viestille. Esitykset ovat hyvä tapa tuoda esiin yrityksen asiantuntemusta, joten niiden sisällön tulee olla pelkkää tuotemarkkinointia syvempää tai laajempaa. 

KERTAUS: Osaston tiimi ja toiminnot 

  • Kokoa messutiimiin oikeat henkilöt. 
  • Valitse osastolle tarpeen mukaan asiantuntijoita ja/tai myyjiä.  
  • Perehdytä ja motivoi työntekijät osastotyöskentelyyn. 
  • Ennakoi erilaisia asiakastyyppejä, kysymyksiä ja tarpeita 
  • Suunnittele osastolle vetovoimaista ohjelmaa ja toimintoja. 
  • Hyödynnä markkinointiin koko messualueen mahdollisuuksia.