2.6 Ennakkomarkkinointi ja viestintä

Kerro messuosallistumisesta kaikissa kanavissasi 

Messumarkkinoinnin ytimessä ovat asiakkaille lähetettävät messukutsut. Yhtä tärkeää on muistuttaa messuista kaikessa markkinoinnissa ja viestinnässä. 

Messukutsun lisäksi messuosallistumisesta kannattaa kertoa nettisivuilla, sosiaalisen median tileillä, uutiskirjeissä, asiakaslehdissä, blogeissa ja esimerkiksi sähköpostiviestien allekirjoituksen yhteydessä alatekstinä. Voit tuoda messuosallistumista esiin myös printti-, tv- ja radiomainonnassa. 

Viestinnän perussisältöä ovat messujen ajankohta, paikka sekä oman messuosaston numero. Lisäksi kannattaa ehdottomasti kertoa yrityksesi mahdollinen messuteema ja esiteltävät tuoteuutuudet. Tämä nostaa profiiliasi messuilla ja lisää messuosallistumisesi kiinnostavuutta.

Messujärjestäjältä saat käyttöösi tapahtuman logon, jota voit hyödyntää kaikessa markkinoinnissasi. Varmista myös, että näytte messujen kotisivuilla, jossa käy tapahtuman alla runsaasti kävijöitä – eli hyödynnä kaikki messujärjestäjän tarjoamat maksuttomat näkyvyysmahdollisuudet.

Katso video messumarkkinoinnista.

Herätä kiinnostus messukutsulla

Messukutsulla luot ensivaikutelman siitä, mitä tapahtumassa messukävijälle tarjoat. Kutsun suunnitteluun kannattaakin panostaa riittävästi aikaa ja vaivaa. 

Näytteilleasettajana markkinoit koko messutapahtumaa, mutta kutsut asiakkaita ja sidosryhmiäsi erityisesti omalle osastollesi.  

Messuilla et voi luottaa siihen, että henkilökuntasi pysäyttää tai saa houkuteltua ihmiset osastolle. Lisäksi messukävijät ovat yhä määrätietoisempia ja päättävät usein jo ennakkoon, mihin ja keiden osastoille aikansa messuilla käyttävät. Siksi on tärkeää alkaa rummuttaa messuviestiä hyvissä ajoin ennakkoon ja kutsua tärkeät asiakkaat suoraan omalle osastollesi. 

Muista, että voit jakaa messukutsuja myös 

  • ennen messuja tehtävillä asiakaskäynneillä 
  • erilaisten kilpailujen palkintona tai ostosten kylkiäisenä. 

Mahdollisuus saada kauppoihin johtavia kontakteja messuilla on tutkitusti jopa 50 % suurempi, kun näytteilleasettaja kutsuu etukäteen kävijöitä osastolleen.

Laita kohderyhmäsi järjestykseen 

Kutsuttavat kohderyhmät määräytyvät messuosallistumisesi tavoitteiden mukaan. Voi olla hyvä myös jakaa kutsuttavat ainakin kahteen ryhmään: 

1. Ihmiset, joiden haluan ehdottomasti käyvän osastollani.  

Soita heille henkilökohtaisesti, sovi tapaaminen messujen ajalle ja kerro selkeästi, mitä etua hänelle tapaamisesta on. 

2. Ihmiset, jotka olisi hyvä tavata. 

Lähetä kutsukirje messuille sähköpostilla. Jos tapahtuma on maksullinen, kysy haluaako henkilö, että lähetät hänelle pääsylipun. 

Henkilökohtaisesti lähetetty, hyvin muotoiltu kutsu on aina vaikuttava.  Kerro, mitä hyötyä käynnistä osastollanne vastaanottajalle on sekä mitä tuotteesi, palvelusi tai yhteistyö kanssasi voi hänelle tarjota. 

Pääsylippu lisähoukuttimena

Ammattimessuille pääsevät kohderyhmään kuuluvat kävijät yleensä maksutta  

  • Maksullisille ammattimessuille voit näytteilleasettajana lähettää lippuja tärkeimmille asiakkaillesi.  
  • Joskus käytössä on paperisia lippuja, mutta nykyisin liput ovat yleensä sähköpostitse lähetettäviä e-lippuja tai älypuhelimeen lähettäviä tekstiviestilippuja.  

Kuluttajamessut ovat yleensä maksullisia  

  • Usein näytteilleasettaja saa niille veloituksettomia pääsylippuja tietyn määrän esimerkiksi osastonsa koon mukaan ja voi ostaa lisää pääsylippuja edullisempaan näytteilleasettajahintaan.  
  • Pääsyliput ovat yleensä sähköpostitse lähetettäviä e-lippuja ja toisinaan myös paperilippuja.  
  • Koska sähköinen kutsu saattaa juuttua roskapostisuodattimeen ja palomuuriin, minkä takia kannattaa asiakkaalle lähettää myös erillinen viesti lipun lähettämisestä.  

Messukutsu muistuttaa asiakasta yrityksestäsi, vaikkei hän tulisikaan itse messuille.

Kerro medialle uutuuksistasi

Ammattimedian huomiota on helpointa saada juuri ennen alan messuja tai niiden aikana. Etuna on, jos yrityksellä on uutta kerrottavaa ja uutisaiheita. 

Media etsii julkaistavakseen uutuuksia ja uusia näkökulmia. Onko sinulla uusi tuote tai palvelu? Esitteletkö messuilla jonkin erityisen kiinnostavan tuotteen? Onko tuote ominaisuuksiltaan, hinnaltaan, käytettävyydeltään tai hyödyiltään uudenlainen? Kerro siitä ja korosta tuotteen erikoisuuksia. 

Tee uutuuksista lehdistötiedote 

  • Hyvä tiedote vastaa kysymyksiin “mitä, missä, milloin, kuka ja miten”.  
  • Lisää tiedotteeseen yrityksesi osastonumero ja yhteyshenkilö (puhelin ja sähköposti) sekä kuvia esim. linkin kautta.  
  • Toimita tiedote messujärjestäjälle ja alan medioihin sekä laita se nettisivuillenne. Usein messujärjestäjällä on lehdistöhuone, johon voit toimittaa tiedotteesi jakoon. 

Kutsu median edustajat ja bloggaajat osastollesi 

  • Mieti etukäteen, miten huomioitte osastolle saapuvat toimittajat. 
  • Valitse messutiimistäsi median yhteyshenkilöt, jotka ovat valmistautuneet tiedotusvälineille puhumiseen. Varmista, että koko tiimi tietää keiden luokse toimittajat ohjataan. 

Järjestä messuilla lehdistötilaisuus 

  • Tilaisuuden aiheena voi olla tuotteen tai palvelun lanseeraus, tutkimustuloksen julkistus tai kiinnostavan asiantuntijan vierailu osastollanne.  
  • Kerro tilaisuudesta ajoissa messujärjestäjälle, jotta tieto menee medialle sitäkin kautta.  
  • Sovi tilaisuuden ajankohta messujärjestäjän kanssa ja varmista, ettei samaan aikaan tapahdu muuta mediaa kiinnostavaa. 

Ole ylpeä yrityksestäsi! Kerro rohkeasti ja laajasti, mitä messuilla esittelette.

Rytmitä viestintäsi fiksusti 

Ajoita ja annostele messuviestintääsi hallitusti toteutetuilla toimenpiteillä, niin saat siitä irti parhaan tehon ja huomion. 

Tässä avuksesi suuntaa antava aikataulu, jonka auttaa messuviestinnän tehokkaan toteutuksen suunnittelussa. 

Messuviestinnän aikataulu

12 kk ennen tapahtumaa

  • Listaa kotisivuillenne kaikki messut, joille osallistutte vuoden aikana.

1–3 kk ennen tapahtumaa

  • Varmista, että olet toimittanut tietonne messujärjestäjälle tapahtuman sivuille laitettavaksi.
  • Pyydä myyjiä kertomaan asiakkaillenne osallistumisestanne.
  • Kerro osallistumisesta asiakaslehdessä ja uutiskirjeissä.

1 kk ennen tapahtumaa

  • Lähetä kutsut asiakkaille.
  • Lähetä lehdistötiedotteet ammattilehtiin.
  • Ala kertoa osallistumisestanne sosiaalisessa mediassa.
  • Lisää sähköpostisi allekirjoituksiin tieto messuosallistumisesta.

1 viikko ennen tapahtumaa

  • Lähetä lehdistötiedotteet yleismedioihin.
  • Kerro osallistumisesta sosiaalisessa mediassa. 
  • Varmista viimeisellä soittokierroksella, että tärkeimmät asiakkaat tulevat messuille.

KERTAUS: Ennakkomarkkinointi ja viestintä

  • Kerro messuista kaikissa kanavissasi. 
  • Liitä messuviesti myös muuhun markkinointiisi. 
  • Lähetä asiakkaillesi kiinnostavat messukutsut. 
  • Tuo viestinnässä esiin messuteemat ja uutuudet. 
  • Lähesty mediaa tiedotteella ja itse tapahtumassa.