2.3 Toimintasuunnitelma ja budjetti

Mitä haluat tehdä ja mihin panostat? 

Tavoitteellinen messuosallistuminen edellyttää, että projektin eri vaiheet ja kustannukset sovitetaan yhteen sekä kirjataan tarkasti ylös.  

Messuprojektin toimintasuunnitelma ja budjetti ovat projektillesi ratkaisevan tärkeitä ja kulkevat käsi kädessä. Et voi lyödä lukkoon toimenpiteitä ja hankintoja ennen kustannuslaskelmaa. Toisaalta taas on mahdotonta jakaa euroja eri tarpeisiin ennen kuin hahmottelet, mitä kaikkea haluat tehdä ja mihin panostaa.  

Askelmerkit alusta loppuun 

Ajoissa tehty kattava ja aikataulutettu toimintasuunnitelma tukee messuprojektin etenemistä ja onnistumisen mahdollisuuksia. Tässä osiossa saat suunnitelmaasi varten alustavan aikataulumallin. 

Ilmoittauduttuasi messuille on aika varmistaa, että valmistelut sujuvat määrätietoisesti ja oikeassa järjestyksessä. Aikataulu ja toimintasuunnitelma antava messuprojektillesi ryhdin ja rytmin.  

Suunnittelun avulla vältät myöhästyneet materiaalien tilaukset, odottamattomat laskut ja lisäkustannukset, ristiriidat kollegojen kanssa ja unettomat yöt. Lopulta voit itse tapahtumassa keskittyä tavoitteisiin ja työntekoon etkä hukkaa kallista aikaa muiden asioiden selvittelyyn. 

Suunnitelmallisuus säästää aikaa, vaivaa, rahaa ja hermojasi!  

Alustava aikataulumalli 

2–12 kk ennen messuja 

  • Varaa messuosasto. 
  • Kokoa messutiimi ideoimaan tapahtumaa. 
  • HUOM: Tilaa valmisosastolle kalusteet messujärjestäjän määräpäivään mennessä. Hinnat saattavat nousta 2–45 päivää ennen tapahtumaa. 
  • Kilpailuta ja valitse messuosaston rakentaja (ellet ota messujärjestäjän valmisosastoa). 
  • Suunnittele osastosi ohjelma ja varaa mahdolliset esiintyjät.
  • Rekrytoi osastohenkilökunta. 
  • Tiedota messuosallistumisestanne yrityksesi nettisivuilla.

1–2 kk ennen messuja 

  • Tilaa asiakkaille lähetettävät kutsukortit.  

2 kk ennen messuja 

  • Tee lehdistötiedote ja lähetä se ammattilehdille 

2–8 viikkoa ennen messuja 

  • Perehdytä ja valmenna osastohenkilökunta 

3–6 viikkoa ennen messuja 

  • Lähetä kutsut asiakkaille.

2–4 viikkoa ennen messuja 

  • Soita tärkeimmille asiakkaille ja kutsu messuille.  
  • Kerro asiakkaillesi messutarjouksistasi esimerkiksi sähköpostitse ja nettisivuilla.

1 viikko ennen messuja 

  • Lähetä lehdistötiedote medialle. 
  • Tilaa mahdolliset osastotarjoilut.

Budjetti pitää projektisi balanssissa

Määrittele messuprojektillesi jo varhaisessa vaiheessa kokonaisbudjetti ja euroille vähintään alustavat korvamerkinnät, joita voit tarkentaa vielä matkan varrella.  

Kokonaisbudjetti antaa messuosallistumisellesi taloudelliset raamit ja ohjaa muuta käytännön päätöksentekoa. Samalla se määrittää messuprojektin merkityksen ja kokoluokan suhteessa yrityksesi muuhun markkinointiisi. Tämä vaikuttaa osaltaan myös messutiimin motivointiin ja aktivointiin. 

Nyrkkisäännön mukaan messuosallistumisen kustannukset ovat osastovuokra kerrottuna viidellä. Summaan vaikuttaa toki se, päätätkö hankkia yrityksellesi räätälöidyn osaston vai messujärjestäjien pakettiratkaisun, joka sisältää kaikki rakenteet. 

Budjetissa huomioitavia asioita 

  • Osastopaikan vuokra 
  • Osaston suunnittelu ja rakentaminen 
  • Kuljetuskustannukset 
  • Vakuutukset 
  • Henkilöstökustannukset (koulutus, majoitus, matkat, päivärahat) 
  • Markkinointi (messukutsut, maksetut ilmoitukset jne.) 
  • Mahdolliset ohjelmakulut (esiintyjät, rekvisiitta yms.) 

Taloudelliset raamit helpottavat toimenpiteiden priorisointia.

KERTAUS: Toimintasuunnitelma ja budjetti

  • Suunnittele etukäteen kaikki toimenpiteet ja hankinnat.  
  • Muista varata ajoissa myös markkinoinnin mediatilat.  
  • Tee ainakin alustava budjetti heti projektin alkuvaiheessa. 
  • Tee kaikki päätökset tavoitteidesi mukaan priorisoiden. 
  • Pidä myös messutiimi ajan tasalla suunnitelmista.